Consultoria em Excel

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O MS-Excel é um dos programas mais utilizados no  mundo, suprindo (quase) todas as necessidades, da maioria dos sectores de actividade. Assim a necessidade de consultoria e desenvolvimento de aplicações nesta plataforma é essencial para muitas empresas.

A sua universalidade, capacidade de suprir necessidades de gestão corrente e baixo custo de implementação, juntamente com uma conhecida estabilidade, são algumas das vantagens do MS-Excel, que permitem o desenvolvimento de aplicações com esta base e a evolução de soluções já implementadas.

A Excel Consulting desenvolve consultoria nas seguintes áreas:

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Evolução de Folhas de Cálculo

Existem na sua empresa centenas de folhas de cálculo que servem as suas necessidades. Mas nem todas essas folhas estão actualizadas para realizarem às tarefas necessárias as suas actividades actuais, causando assim um imenso transtorno e percas de tempo incalculáveis.

A Excel Consulting pode rapidamente actualizar as suas folhas para realizarem as tarefas actualmente necessárias, poupando-lhe tempo, dinheiro e valiosos recursos humanos alocados a essas tarefas.

Fig.1: Exemplo de evolução de uma folha de calculo para responder a novas necessidades.

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Este exemplo mostra a evolução de uma folha de cálculo, utilizada numa Rent-a-Car em Portugal, para comportar cálculos necessários ao aluguer de Veículos em Inglaterra ( Cambio). Este cálculo é feito a partir do valor inserido na Célula Cambio do Dia que poderá ser modificável consoante o câmbio corrente.

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Automação de Processos (Programação VBA)

Automação de processos repetitivos, permitindo ganhos de produtividade.

Em muitos casos as tarefas que são realizadas a partir das suas folhas de cálculo, são as mesmas ou com muito poucas diferenças.  Esse trabalho repetitivo pode ser automatizado, permitindo uma rapidez e produtividade bastante superiores, com uma margem de erros nula.

Esta automação é  feita pela Excel Consulting, com base na linguagem de programação do MS-Office (VBA), já incluída no MS-Excel. Quando utilizada por si, estas folhas terão botões ou menus aos quais pode aceder como se outra qualquer função do MS-Excel se tratasse, sendo o objectivo principal a mais completa automação e a maior facilidade de utilização possível.

Fig.2: Automação na criação de uma listagem mensal de clientes, para o envio de mailling.

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Este exemplo mostra como de uma forma automatizada, é possível e execução de várias modificações na Base de Dados de clientes da empresa, com o objectivo de se retirar mensalmente uma listagem que permita a criação de um mailling com novos produtos.

Para alem de rapidez, a automação permite que um processo de criação complexo seja executado por qualquer pessoa na empresa sem qualquer possibilidade de erro, já que consiste apenas na acção de carregar num botão.

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Automação na Criação de Documentos

A possibilidade de automação que o MS-Excel nos permite, dá-nos a capacidade de Criação automática de documentos ou envio de emails personalizados a partir de dados existentes, isto tudo à distância de um botão ou de um menu.

Deste modo o processo laborioso, e muitas vezes marcado com erros, torna-se uma função rotineira, sem complicações e sem erros recorrentes.

Algumas das possibilidades que a criação automática de documentos lhe permite:

  • Folha de Produtos – Clientes ou Fornecedores,  já com diferentes margens e devidamente formatada. Com possibilidade de envio automático por email e integração em documentos de Word (listagens de compras e vendas, listas de produtos, etc.);
  • Relatórios e Documentos Variáveis (Imobiliário, Financeiros e Investimentos, Seguros, Benefícios Salariais Anuais, etc.);
  • Criação e envio de emails totalmente personalizáveis (em conjugação com o MS-Word e MS-Outlook).

Fig.3: Criação Automática de Documentos de Preços e Condições, para clientes de uma Rent-a-Car (Multinacional)

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Uma Rent-a-Car representada em vários países, necessita de enviar aos seus clientes Corporativos (Agências de Viagens e Empresas), os seus preços de aluguer a nível mundial. Estes preços sofrem modificações ao longo do ano é e necessário actualizar regulamente as Tabelas de Preços.

Para uma maior produtividade e rapidez, com uma total fiabilidade dos valores (preços), foi desenvolvido uma aplicação com base em MS-Excel para a importação, tratamento e criação de documentos variáveis (Tabela de Preços).

Este documentos poderão ser enviados automaticamente por email ou impressos e enviados por correio.

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Aplicações Especificas para as suas necessidades

Frequentemente, uma Folha de Calculo não atinge os objectivos pretendidos. Podem existirem demasiadas opções, tornando-a  demasiadamente complexa ou então não existirem as funções necessárias. Nestes casos, e em muitos outros, é necessário desenvolver uma aplicação especifica para as suas necessidades.

Este software Tailor-Made pode agregar todas as funcionalidades já referidas acima, e  também as possibilidades referidas abaixo.

Podemos considerar estas Soluções Tailor-Made como software de gestão criado especificamente para si, com a vantagem de não estar a pagar por plataformas proprietárias extremamente dispendiosas, que muitas vezes são desadequadas às suas necessidades e à dimensão do seu negócio.

O software é criado à imagem das suas necessidades com possibilidade de evolução, e na maioria dos casos, com mobilidade universal, desde que um MS-Excel esteja presente.

Fig.4: Exemplo de uma aplicação Tailor-Made criada especificamente para uma empresa.

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Este exemplo mostra uma aplicação desenvolvida para a Direcção de Vendas, que permite a visualização dos dados de vendas mais recentes, o seu histórico e também variadas segmentações por Vendedor e Produto.

Esta aplicação tem também um Dashboard (painel central de controlo) para a uma visualização resumida dos dados financeiros e de vendas, que permite a direcção, uma compreensão global e em tempo útil do negócio.

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Database Programming

Uma possibilidade extremamente útil do VBA Excel (programação em Excel) é a integração com diferentes Data Servers e Bases de dados (MS-Access, SQL Server, Oracle, Sybase etc.). Assim é possível extrair dados a partir dessa Bases de Dados, apresentá-los numa folha de MS-Excel e a partir daí fazer qualquer tipo de Data Management desejado (Data Integration, Data Cleasing, Data Enrichment, etc.).

Esta possibilidade é extremamente útil como passo intermédio para o tratamento de informação e posterior saída. Como exemplos destas saídas temos o Database Marketing, Marketing Relacional e também a utilização dentro de Aplicações Tailor-Made, como acima foi referido.

Os serviços de Data Management são referidos em detalhe noutra secção deste site. <Clique aqui>

Fig.5: Exemplo de ligação entre Bases de Dados e o MS-Excel.

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Funções e Fórmulas à medida das suas necessidades

Alguma vez sentiu necessidade de ter funções (Fórmulas) no MS-Excel que servissem directamente os seus objectivos? Essa possibilidade existe e é uma das áreas em que a Excel Consulting desenvolve soluções.

As fórmulas que terá nas suas folhas de cálculo poderão ser desenvolvidas de forma a  introduzir apenas os dados necessários, e dispensar as tradicionais fórmulas intermédias, agregadas ou nested que tanto dificultam a compreensão do documento. Abaixo encontra-se um exemplo deste tipo de solução.

Fig.6: Exemplo de Fórmula Personalizada (UDF – User Defined Formulas).

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Se aplicarmos  a Fórmula Personalizada =UltimaPalavra(A2) vamos ter como resultado a última palavra dessa Célula – João Santos tem como resultado Santos.

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FastConsult – Consultoria de Pequenas Necessidades

O que para si podem ser dias de tentativa e erro até chegar a uma solução, para nós pode ser apenas uma hora de trabalho.

Devido a experiência adquirida, as suas dúvidas e problemas ao desenvolver as suas folhas de cálculo poderão ser facilmente respondidas, ou se pretendido, poderemos desenvolver apenas o que você está a sentir dificuldades.

Queremos ser o seu parceiro no dia-a-dia da sua empresa e ajuda-lo nas dificuldades relacionadas com o Excel. Torne a sua empresa e o seu trabalho mais produtivos.

O FastConsult é uma consultoria rápida para projectos rápidos e de baixo orçamento.

Contacte-nos se tiver alguma das seguintes questões: <Contactos>consultoria IMG

  • Dúvidas e Dificuldades;
  • Criação ou modificação de formulas;
  • Modificação das suas folhas de cálculo;
  • Questões urgentes que não consegue resolver.


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